📝 Condizioni generali di noleggio
🌈 Adattabile alla vostra azienda e ai vostri prodotti
🤝 Facilitare la vostra attività di noleggio
È IL documento di cui ogni buon noleggiatore di attrezzature ha bisogno: il contratto di noleggio. Poiché le attrezzature sono di vostra proprietà e dovete prendervi cura di esse per poterle noleggiare al meglio, è grazie a questo documento che potete garantire la sicurezza della vostra transazione. Tutto questo è molto bello, ma... cosa ci si mette dentro? Lokki vi fornisce tutti i consigli necessari per redigere il contratto di noleggio attrezzature perfetto!
"Io sottoscritto, Signor Dupont, accetto di prendere in matrimonio..." No, stiamo scherzando, ma detto questo, un contratto di locazione è come un mini matrimonio con una data di scadenza. Quindi, esattamente come in un contratto tra due innamorati, la prima informazione che figura in questo contratto di locazione riguarda i "sottoscrittori", ovvero le parti coinvolte in questa unione. In concreto, è necessario indicare:
1. Il locatario, VOI, la vostra società di noleggio attrezzature, e più precisamente:
- Il tuo nome e cognome
- Le informazioni legali della tua azienda,
- Il tuo indirizzo professionale
- Il nome e cognome del rappresentante legale dell'azienda
2. Il locatario della vostra attrezzatura, sia esso un privato o un professionista:
- Nome e cognome (controllare attentamente con la carta d'identità!)
- Se si tratta di un professionista, tutte le informazioni che lo riguardano: azienda, indirizzo, status giuridico
Il consiglio di Lokki 💡
Qualunque cosa accada, non dimenticate di annotare il numero di telefono o l'indirizzo e-mail... e di verificare queste informazioni, insieme al documento d'identità, un certificato Kbis o un numero Siren per i contratti di locazione destinati ai professionisti.
Sì, lo sappiamo. Ma a volte le cose più semplici ci sfuggono! Quindi, ricapitoliamo: conoscete la vostra attrezzatura, sta a voi descriverla al meglio nel contratto di noleggio, specificando chiaramente le condizioni generali di noleggio, ovvero:
- Il prodotto noleggiato: specchio, trapano, spillatore di birra, mountain bike, abito da sera, macchina per il caffè, lavamoquette, scooter... (si noleggia tutto, ve l'abbiamo detto!)
- La quantità noleggiata
- Il suo riferimento
- Gli accessori noleggiati insieme all'attrezzatura principale
Il consiglio di Lokki 💡
Specificatelo stato dell'attrezzatura noleggiata nel contratto, al momento della consegna e della restituzione dell'attrezzatura. Obiettivo: assicurarsi che tutti sappiano cosa è stato noleggiato. Se possibile, scattate delle foto dell'attrezzatura e di eventuali graffi o ammaccature.
Sembra molto scolastico, lo sappiamo, ma non addormentatevi subito, abbiamo ancora altre cose da dirvi! Ed è meglio entrare nei dettagli perché, come vi abbiamo detto, non esiste un modello standard di contratto di noleggio! Quindi, dopo il cosa, viene il come. In sostanza, spesso la descrizione dell'attrezzatura è accompagnata dalle condizioni d'uso, per evitare qualsiasi uso improprio delle attrezzature. Si può specificare, ad esempio:
- Che l'uso è riservato esclusivamente a fini turistici
- Che è vietato prestare/subaffittare l'attrezzatura (sì, sì, succede!)
- Che l'attrezzatura non deve uscire da una zona specifica...
- Che è obbligatorio proteggere adeguatamente i prodotti se vengono spostati
- ecc. ecc.
Il consiglio di Lokki 💡
Ricordatevi di catalogare i vostri prodotti utilizzando numeri ID, anche se avete un parco macchine ridotto (per ora... bisogna puntare in alto nella vita!). In questo modo potrete distinguerli facilmente e risparmiare tempo (per sviluppare la vostra attività di noleggio attrezzature, ovviamente!).
Chi ha mai visto uno scontrino senza il prezzo, tranne quando si tratta di un regalo che non ti piace e che ti affretti a cambiare non appena la nonna volta le spalle?
Pertanto, nel contratto di noleggio dell'attrezzatura, specificare chiaramente:
- Il prezzo del noleggio (per giorno di calendario)
- Le modalità di calcolo del prezzo del noleggio
- Le eventuali penali per ritardi di pagamento
- La richiesta di un eventuale deposito cauzionale
- Le conseguenze di una cancellazione della prenotazione
Il consiglio di Lokki 💡
Ricordatevi di specificare chiaramente il tipo di cauzione prevista nel contratto di noleggio dell'attrezzatura. Assicuratevi che sia proporzionale al prezzo del bene... Un parco informatico del valore di diverse decine di migliaia di euro non richiede la stessa cauzione di un casco da bicicletta :-) Attenzione, è vietato depositare un documento d'identità!
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Qui bisogna essere chiari. L'attrezzatura torna a casa. Non rimane in modo permanente presso l'affittuario. Sappiamo che gli piace stare lì, ma no, mi dispiace.
Quindi, c'è un inizio... e una fine! Pertanto, nel contratto di noleggio dell'attrezzatura, indicate chiaramente
- Data e ora di presa in consegna dell'attrezzatura
- Data e ora di riconsegna dell'attrezzatura
Questa clausola è tanto più importante in quanto il trasferimento dei rischi avviene al momento del ritiro dell'attrezzatura da parte del locatario: dal punto di vista legale, è quindi lui il responsabile del benessere della vostra attrezzatura. Inoltre, in alcuni contratti di locazione a medio/lungo termine, la responsabilità della manutenzione dell'attrezzatura è affidata al locatario. Indovinate un po': sì, ovviamente deve essere specificato nel contratto di locazione!
Il consiglio di Lokki 💡
Indica chiaramente le conseguenze di una mancata restituzione entro i termini previsti. No, il angolo non funziona.
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Dove, cosa, come? Probabilmente penserete che il coach Lokki abbia perso la testa. Niente affatto. Siamo solo pignoli, tutto qui. Vi ricordiamo quindi che nel vostro contratto di noleggio è necessario specificare il luogo in cui verrà consegnato e restituito il materiale e chi se ne occuperà.
Perché è importante? Perché, in qualità di società di noleggio, potete offrire diverse possibilità ai vostri clienti:
- Consegna del materiale presso un'altra agenzia
- Consegna direttamente in negozio
- Restituzione a domicilio.
Il consiglio di Lokki 💡
Se volete garantire un servizio di qualità, proponete diverse opzioni a seconda dei clienti. Assicuratevi di avere un modello di contratto che specifichi tutte queste opzioni e non dimenticate di spuntare la casella corrispondente per non lasciare alcun dubbio sulle condizioni del prestito!
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In euro, dollari, dinari, bitcoin? Non esagerate, però.
Ma specificate chiaramente, sotto il prezzo IVA inclusa che il locatario dovrà pagare, i diversi mezzi di pagamento autorizzati e disponibili:
- Assegni
- Contanti,
- Carta di credito
- Bonifico bancario
Il consiglio di Lokki 💡
Ricordati di aggiungere al contratto di locazione il pagamento di una cauzione, che il locatario può accettare o meno prima di confermare la transazione. Per valutare l'importo, prendi in considerazione il risarcimento in caso di incidenti gravi, ma anche la manutenzione e la riparazione delle tue attrezzature durante tutto l'anno.
È inoltre possibile consultare le condizioni generali di locazione, o CVL, per gli addetti ai lavori. Quelle righe che nessuno legge mai, perché spesso sono scritte in caratteri minuscoli sui contratti, sono invece molto utili... Perché servono a disciplinare tutti i contratti della vostra società di noleggio e sono quindi applicabili a tutti i potenziali locatari, a differenza delle condizioni particolari, le cui clausole disciplinano il noleggio in modo specifico, a seconda del prodotto noleggiato e del locatario.
Affinché abbiano valore contrattuale, le condizioni generali di locazione devono essere riportate nel contratto di locazione.
In concreto, le condizioni generali di locazione consentono di precisare in modo chiaro ed esplicito cosa si intende per prestazione di locazione per la vostra azienda, al fine di limitare i conflitti e specificare le responsabilità di ciascuno. Esse fungono quindi da base per le clausole specifiche e sono negoziabili.
Ovviamente sarà necessario adattare i CVL ai prodotti e alle attrezzature che noleggiate. L'obiettivo è sempre quello di garantire la massima sicurezza dell'attività:
Spesso i CVL sono composti da due parti.
1. Una che specifica gli obblighi del locatore:
- Mettere a disposizione attrezzature in buone condizioni di funzionamento...
- E sicure, grazie a una manutenzione regolare e a un controllo accurato prima di ogni nuovo noleggio.
- Informare e mettere in guardia i propri locatari sui rischi legati all'uso delle attrezzature noleggiate
- Eventualmente, redigere un inventario che specifichi le modalità di manutenzione delle attrezzature
Il consiglio di Lokki 💡
Il noleggiatore è obbligatoriamente responsabile in caso di danni causati da un vizio occulto della cosa, indipendentemente dal fatto che ne fosse a conoscenza o meno al momento della messa a disposizione del materiale (ad esempio, difetto di fabbricazione).
2. L'altro che presenta le responsabilità del locatario:
- Prendersi cura dell'attrezzatura,
- Rispettare il codice della strada se si tratta di una bicicletta o di uno scooter,
- Non subaffittare l'attrezzatura,
- Rispettare l'uso concordato...
- modalità di pagamento,
- attrezzatura,
- clausole in caso di controversia,
- assicurazione,
- responsabilità civile,
- restituzione
- cauzione dell'attrezzatura noleggiata.
Il consiglio di Lokki 💡
Ricordate all'inquilino che una responsabilità civile è utile perché garantisce i danni fisici e materiali causati a se stessi e a terzi.
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Nulla deve essere soggetto a interpretazione in un contratto... Quindi, in conclusione, è necessario specificare in che modo il contratto di locazione vincola entrambe le parti, con questa piccola frase sopra la firma del locatario.
« Dichiaro di aver preso visione delle condizioni generali di noleggio riportate nel contratto e di accettarle ».
o anche
« Dichiaro di aver ricevuto il materiale in buone condizioni di funzionamento e mi impegno a restituirlo nello stesso stato di usura. »
È il momento di firmare, e ricordiamoci di anteporre alla firma la dicitura scritta a mano «letto e approvato».
Il consiglio di Lokki 💡
Non dimenticatedi far firmare il contratto che include le CGL in due copie, accompagnato dalla dicitura scritta a mano "letto e approvato". E, soprattutto, assicuratevi di modificare il contratto in base alla vostra attività! Se aggiungete accessori o funzionalità, non dimenticate di indicarlo nero su bianco nel vostro contratto di noleggio.
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Basta con le scartoffie!