.png)
Caisse et facturation électronique : guide du loueur 2026
En bref
Un loueur assujetti à la TVA qui encaisse des particuliers avec un logiciel de caisse doit utiliser un outil sécurisé et pouvoir le prouver : certificat NF525 ou LNE, ou attestation individuelle de l'éditeur, que la loi de finances pour 2026 a maintenue. En parallèle, la facturation électronique entre en vigueur par étapes, entre septembre 2026 et septembre 2027.
Ce guide s'adresse aux loueurs de vélos, de matériel outdoor, nautique ou de loisirs. Il explique ce qui est obligatoire, pour qui, à partir de quand, et ce que vous risquez si vous n'êtes pas en règle.
Ce guide est informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Faites valider votre situation par votre expert-comptable.
Votre caisse est-elle en règle ?
Faites le quiz Conformité gratuit et sachez en quelques questions où vous en êtes.
Deux obligations à ne pas confondre
La caisse sécurisée et la facturation électronique sont deux réformes distinctes, avec des textes, des calendriers et des sanctions différents. Un loueur est en général concerné par les deux.
| Caisse sécurisée | Facturation électronique et e-reporting | |
|---|---|---|
| Objectif | Lutter contre la fraude à la TVA sur les encaissements | Dématérialiser les factures et transmettre les données de vente à l'administration |
| Qui est concerné | Assujettis à la TVA qui encaissent des particuliers et utilisent un logiciel ou système de caisse, hors exceptions | Toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France |
| Ventes visées | Ventes aux particuliers (B2C), en boutique et en ligne | Factures entre professionnels (B2B) ; données des ventes B2C via l'e-reporting |
| En vigueur depuis | 1er janvier 2018 | Réception : septembre 2026 ; émission PME : septembre 2027 |
| Preuve de conformité | Certificat d'un organisme accrédité (NF525, LNE) ou attestation individuelle de l'éditeur | Passage par une plateforme agréée |
| Texte de référence | Article 286, I-3° bis du CGI | Loi de finances 2024, article 91 |
Obligation 1 : la caisse sécurisée
Si vous encaissez des particuliers avec un logiciel ou un système de caisse, ce logiciel doit répondre à des conditions de sécurité fixées par la loi, et vous devez pouvoir le prouver en cas de contrôle. C'est obligatoire depuis 2018.
Ce que la loi exige
Le logiciel doit garantir quatre conditions sur les données d'encaissement :
- Inaltérabilité : une vente enregistrée ne peut plus être modifiée ou supprimée sans trace
- Sécurisation : les données d'origine et leurs modifications éventuelles sont sécurisées
- Conservation : des clôtures journalières, mensuelles et annuelles intègres sont calculées et enregistrées
- Archivage : les données sont archivées au moins une fois par an ou par exercice, avec une garantie d'intégrité dans le temps
Comment prouver que votre caisse est conforme
Deux justificatifs sont acceptés en cas de contrôle :
- Un certificat délivré par un organisme accrédité par le COFRAC : la norme NF525 (Infocert) ou la certification LNE
- Une attestation individuelle de l'éditeur, établie à votre nom et conforme au modèle fixé par l'administration
Les deux preuves ne se valent pas tout à fait. L'attestation engage l'éditeur sur sa propre déclaration. Le certificat résulte d'un audit indépendant et régulier du logiciel : c'est la preuve la plus solide face à un contrôleur.
Vérifiez dans tous les cas que votre justificatif est bien à votre nom et couvre la version du logiciel que vous utilisez.
Qui est concerné
- Vous êtes concerné si vous êtes assujetti à la TVA, avez des particuliers parmi vos clients et enregistrez leurs paiements dans un logiciel ou système de caisse, en boutique comme en ligne.
- La loi n'oblige pas à s'équiper d'une caisse : l'obligation ne vise que les professionnels qui en utilisent une.
- Pour un logiciel multifonction (réservation, gestion, caisse), seules les fonctions d'encaissement doivent être certifiées.
Les exceptions
Vous n'êtes pas soumis à l'obligation si vous êtes dans l'un de ces cas :
- vous ne travaillez qu'avec des professionnels (B2B)
- vous ne réalisez que des opérations exonérées de TVA
- vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs)
- vous relevez du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
- tous les paiements que vous recevez passent par un établissement bancaire établi en France ou dans l'Union européenne
Le dernier cas est le plus fréquent chez les loueurs : dès que vous acceptez des espèces ou des chèques, l'exception ne s'applique plus.
Ce que vous risquez
En cas de contrôle, si vous ne pouvez présenter aucun justificatif de conformité pour votre logiciel, l'amende est de 7 500 € par unité concernée (article 1770 duodecies du CGI). Vous disposez ensuite de 60 jours pour vous mettre en règle.
En clair : 7 500 € par outil non couvert, et ça se multiplie si vous en utilisez plusieurs.
Combien d'outils d'encaissement utilisez-vous ?
Le quiz Conformité gratuit passe en revue chacun de vos points d'encaissement.
Faut-il payer pour se faire certifier ?
Non. Ce n'est pas vous qui êtes certifié, c'est le logiciel. La certification est payée par l'éditeur, qui doit vous transmettre le certificat : vous pouvez le lui réclamer s'il ne l'a pas fait. Votre seule obligation est d'utiliser une caisse conforme et de conserver son justificatif (certificat ou attestation) à jour.
Obligation 2 : facturation électronique et e-reporting
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les PME et TPE devront les émettre, et transmettre leurs données de ventes aux particuliers, à partir du 1er septembre 2027.
Le calendrier
| Date | Obligation | Entreprises concernées |
|---|---|---|
| 1er septembre 2027 | Émission des factures électroniques et e-reporting | PME, TPE et micro-entreprises |
| 1er septembre 2026 | Émission des factures électroniques et e-reporting | Grandes entreprises et ETI |
| 1er septembre 2026 | Réception des factures électroniques | Toutes les entreprises |
La plupart des loueurs sont des PME ou TPE : ils doivent déjà savoir recevoir, et auront un an pour être prêts à émettre. Calendrier à confirmer sur impots.gouv.fr, des ajustements étant toujours possibles.
Comment ça marche
Les factures ne s'envoient plus par simple PDF par e-mail. Elles transitent par une plateforme agréée par l'administration (anciennement appelée « PDP »), que chaque entreprise doit choisir. Le portail public ne sert plus que d'annuaire.
Et pour vos clients particuliers ?
Vous n'émettez pas de facture électronique à un particulier. En revanche, vous devrez transmettre à l'administration les données de ces ventes : c'est l'e-reporting. C'est là que votre caisse devient centrale, car elle détient les données à transmettre.
Et pour vos clients professionnels ?
Si vous louez du matériel à des entreprises, des collectivités, des hôtels ou des campings, ces factures entrent dans le champ de la facturation électronique B2B dès septembre 2027.
Cas pratiques : êtes-vous en règle ?
La plupart des loueurs non conformes ne le savent pas : leur installation fonctionne au quotidien, mais ne résisterait pas à un contrôle.
| Situation | Conforme ? | Risque |
|---|---|---|
| Loueur de vélos qui encaisse espèces et carte avec un logiciel de caisse, sans certificat ni attestation | Non | 7 500 € d'amende, potentiellement à multiplier par le nombre de points d'encaissement |
| Base nautique dont le logiciel de réservation encaisse les acomptes, avec une attestation éditeur à son nom | Oui | Preuve valable ; un certificat reste plus solide en cas de contrôle |
| Loueur outdoor avec deux boutiques et une caisse certifiée NF525, certificat à jour | Oui | Vérifier la préparation à la facturation électronique |
| Loueur dont tous les paiements passent par un établissement bancaire (carte, virement) | Non concerné | Dès qu'il accepte espèces ou chèques, l'obligation s'applique |
| Loueur qui encaisse en ligne et au comptoir avec deux outils différents | À vérifier outil par outil | Chaque outil qui enregistre des ventes B2C doit avoir son justificatif |
| Loueur qui travaille avec des campings et hôtels partenaires, sans plateforme agréée choisie | Selon sa caisse | Pas prêt pour la réception depuis septembre 2026 ni pour l'émission en 2027 |
Vous ne savez pas dans quelle case vous êtes ?
Le quiz Conformité gratuit vous le dit.
Checklist conformité en 10 points
Si vous utilisez un logiciel de caisse et ne pouvez pas cocher les cinq premières cases, votre caisse vous expose à une amende en cas de contrôle.
Caisse sécurisée
- J'ai listé tous mes points d'encaissement : comptoir, tablettes, boutique en ligne, TPE
- Je sais si je relève d'une exception (paiements 100 % bancaires via un établissement de crédit, franchise en base de TVA, clients uniquement professionnels)
- Je possède le certificat NF525 ou LNE de ce logiciel, ou l'attestation individuelle de mon éditeur
- Ce justificatif est à mon nom et correspond à la version du logiciel que j'utilise
- Mes clôtures journalières, mensuelles et annuelles sont bien produites et archivées
Facturation électronique
- J'ai choisi une plateforme agréée pour recevoir mes factures fournisseurs
- Je sais quelle part de mon chiffre d'affaires est facturée à des professionnels
- Mon outil de facturation pourra émettre des factures électroniques en septembre 2027
- Ma caisse pourra transmettre les données de mes ventes aux particuliers (e-reporting)
- J'ai fait le point avec mon expert-comptable sur mon calendrier
Questions fréquentes des loueurs
Je n'encaisse que par carte bancaire, suis-je concerné ?
Si tous vos paiements passent par un établissement bancaire (carte, virement), vous faites partie des exceptions. Attention : la réglementation exige l'intermédiation directe d'un établissement de crédit (et pas seulement d'établissements de monnaie électronique type Stripe ou SumUp). Dès que vous acceptez des espèces ou des chèques et les enregistrez dans un logiciel de caisse, l'obligation s'applique.
Mon logiciel de réservation encaisse les acomptes. Est-ce une caisse ?
S'il enregistre des paiements de particuliers, il est considéré comme un système de caisse et doit être couvert par un certificat ou une attestation. Pour un logiciel multifonction, seules les fonctions d'encaissement sont concernées.
Mon éditeur m'a donné une attestation de conformité, est-ce suffisant ?
Oui : la loi de finances pour 2026 a maintenu l'attestation individuelle de l'éditeur. Vérifiez qu'elle est à votre nom, qu'elle couvre la version utilisée et qu'elle suit le modèle de l'administration. Un certificat NF525 ou LNE reste la preuve la plus solide.
Combien coûte la certification ?
Rien pour vous : c'est l'éditeur qui certifie son logiciel. Il doit vous transmettre son certificat ou son attestation ; réclamez-le s'il ne l'a pas fait.
Je suis en micro-entreprise en franchise de TVA, suis-je concerné ?
Pas pour la caisse : la franchise en base de TVA fait partie des exceptions. La facturation électronique vous concerne en revanche, au moins pour la réception des factures. Vérifiez votre cas avec votre expert-comptable.
Que se passe-t-il en cas de contrôle ?
L'agent vous demande le certificat ou l'attestation de chaque caisse. Sans justificatif, l'amende s'applique par caisse, puis vous avez 60 jours pour vous mettre en conformité.
Comment Lokki vous accompagne
Lokki Caisse est une caisse pensée pour les loueurs, intégrée nativement à votre gestion de location : réservations, encaissements au comptoir et en ligne sont réunis dans un seul outil.
- Une seule source de données : vos locations et vos encaissements ne sont plus dispersés entre plusieurs outils à couvrir.
- Conformité incluse : notre attestation individuelle de conformité vous couvre en cas de contrôle.
- Un accompagnement humain : nos équipes font le point avec vous sur votre installation actuelle et votre calendrier.
Faites le diagnostic gratuit
En 15 minutes, un expert Lokki passe en revue vos points d'encaissement et vous dit exactement où vous en êtes.
Diagnostic conformité gratuit
15 minutes avec un expert Lokki, ou le quiz Conformité en autonomie.
Sources
Source principale : page du ministère de l'Économie sur la certification des logiciels de caisse, consultée le 25 septembre 2026. Les numéros d'articles des autres textes sont à vérifier sur Légifrance.
- Ministère de l'Économie, Ce qu'il faut savoir sur la certification des logiciels de caisse : conditions, exceptions, sanctions, maintien de l'attestation éditeur
- Code général des impôts, article 286, I-3° bis : conditions d'inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage
- Code général des impôts, article 1770 duodecies : amende de 7 500 € par unité concernée
- Loi de finances pour 2026 : rétablissement de l'attestation individuelle de l'éditeur
- Loi n° 2025-127 de finances pour 2025 : fin de l'auto-certification prévue, finalement annulée
- Loi n° 2015-1785 de finances pour 2016, article 88 : création de l'obligation
- Loi n° 2017-1837 de finances pour 2018, article 105 : recentrage sur les logiciels de caisse
- BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : commentaire de l'administration
- Loi n° 2023-1322 de finances pour 2024, article 91 : calendrier de la facturation électronique
- impots.gouv.fr, rubrique « Facturation électronique »
- Infocert (NF525) et LNE : référentiels de certification
.svg){kind=small}
